Biotage – Intranett med fokus på samhandling

Julia Frydenlund Fink

Som førstegangs intranett brukere hadde Biotage behov for et intranett med gode samhandlingsmuligheter. De ønsket en kommunikasjonshub med nyheter, informasjon og dokumentasjon til alle ansatte rundt om i verden.  

 

Utgangspunkt 

Det svenske selskapet Biotage hadde tidligere erfaring med SharePoint som verktøy når det kommer til dokumenthåndtering, men selskapet hadde ikke noe eksisterende intranett. Med ansatte basert i over ti land rundt om i verden som spenner over flere sektorer var det viktig for dem å få på plass en sentralisert kommunikasjonshub. Plattformen skulle gi enkel tilgang til nyheter, dokumentasjon, informasjon og dokumenter uansett lokasjon eller land.  

Løsning 

Biotage hadde tre krav til sitt nye intranett.  

For det første ønsket de en skybasert løsning. For det andre favoriserte de en out-of-the-box løsning som kunne implementeres raskt og effektivt. Til slutt måtte intranettet deres være visuelt tiltalende med et brukervennlig grensesnitt for å oppmuntre brukerengasjement.  

Etter å ha sett på en rekke løsninger foreslo Chief HR & Sustainability Officer Petra Duprez Valo Intranett. Etter å ha brukt Valo Intranett hos en tidligere arbeidsgiver tenkte hun løsningen ville passe godt for selskapet.  

Etter flere samtaler og etter å ha lært mer om produktet falt valget på Valo Intranett og Dapt som er leverandør og eneste Premium Partner i Norden.  

Fordeler 

  • Smarte ansatt-søk funksjoner og verktøy 
  • Out-of-the-box løsning for rask distrubusjon 
  • Branding 
  • Et intranet hvor samhandling står sentralt 
  • Valo Fresh gir deg tilgang til de nyeste oppdateringene fra Microsoft og Valo 
  • Redusert avhengighet av E-post 

Raskt, fleksibelt og samhandlings orientert intranett 

Fra prosjektstart til lansering var Intranettet som ble kalt ONE Biotage live på mindre enn tre måneder og oppfylte derfor selskapets krav om rask distribusjon.  

Tradisjonelt har intranett blitt sett på som IT-avdelingens domene, men på grunn av Valo Intranet sin fleksibilitet og brukervennlige grensesnitt trenger ikke dette å være tilfellet.  

Hos Biotage deles ansvaret for intranettet mellom Chief HR & Sustainability Officer Petra Duprez, som ivaretar innhold, og Konserndirektør for IT og Digitalisering Magnus Nordstedt. En rekke ansatte i hver region er også ansvarlig for å pubilisere innhold og føre tilsyn med intranettet.  

Nøkkelen til suksess i dette prosjektet har uten tvil vært det delte eierskapet, Valos fleksible og brukervennlige grensesnitt som har resultert i en samhandlingshub som kontinuerlig kan utvikles og forbedres.  

Praktiske verktøy for en forbedret brukeropplevelse 

Med ansatte fordelt i ti land har Biotage virkelig hatt fordeler av nyttige tillegg som People Finder-verktøyet, slik at ansatte enkelt kan finne og kommunisere med kollegaer rundt om i verden. 

Et annet verktøy som har forbedret de ansattes opplevelse i Biotage er funksjonen «mine verktøy». Med denne funksjonen har de ansatte mulighet til å legge til koblinger i systemene de bruker daglig, inkludert Microsoft Teams og Outlook.  

Forbedret tilgjengelighet  

Etter ONE Biotage ble lansert i slutten av 2020 har tilgangen til HR-ressurser blitt transformert. Innhold er delt inn i områder som læring og utvikling, resultatstyring, talentstyring og kompensasjon og fordeler.  

Ansatte kan også få tilgang til de siste nyhetene og informasjon som HR kommer med, samt lenker til viktige dokumenter som retningslinjer, prosesser, skjemaer og maler.  

Brukervennlige intranett inspirerer ansattes engasjement 

Etter lanseringen av intranettet har ansatte i Biotage begynt å inspirere hverandre på tvers av forskjellige regioner i virksomheten.  

Det internasjonale salgsteamet, som har de tre mest besøkte sidene på intranettet, begynte å publisere innhold som «månedens ansatt» og «beste selger». Populariteten til dette innholdet inspirerte andre regioner til å følge etter.  

Ettersom Valo intranett har et så brukervennlig grensesnitt, lar det innholdskapere fortsette å lage godt innhold uten å bekymre seg for teknologien.  

Et skritt nærmere, send oss litt info så hører du fra oss snart