Business as usual? Jobb hjemmefra med Microsoft Teams

Julia Frydenlund Fink

Norge stenger, hvordan kan bruk av samhandlingsverktøy hjelpe deg og din organisasjon og holde business as usual?
Covid-19 viruset eller coronaviruset påvirker verden og det blir ofte nevnt på nyhetene hvorvidt verden skal settes på pause. Har du og din organisasjon de rette verktøyene på plass slik at dere ikke stopper opp ved eventuell karantene?

Microsoft har gjort sitt

Hvordan være effektiv med hjemmekontor:
Mange av oss jobber nå aktivt hjemmefra og for de fleste kontormedarbeidere er det business as usual. Men med mange fristelser, manglende møterom og kollegaer rundt kan det være vanskelig å holde tempoet oppe.

1. Pass på at dine ansatte har de riktige verktøyene – Gratis Teams lisens + E1

2. Det kan være vanskelig å se på en liten laptop skjerm hele dagen. Invester eller ta med deg skjerm, mus, tastatur og hodetelefoner hjem fra kontoret. På denne måten er det enklere å unngå fristelser med å sitte i dårlige stillinger når du jobber. Jo mer hjemmekontoret ser ut som den faktiske kontorplassen din, jo mer effektiv er du.

Business as usual? Her finner du 10 grunner til å bruke Teams

Det har aldri vært enklere å jobbe hjemmefra. Derfor er det viktig at vi lærer oss hvordan vi på best mulig måte kan utnytte de ulike funksjonene og verktøyene vi har. Det finnes mange årsaker til at vi noen ganger må jobbe hjemmefra, de fleste er godt kjente med hjemmekontor på grunn av syke barn, signalfeil, første snøfall, sykdom osv. Nå som myndighetene tilråder hjemmekontor over lang tid kan hverdagen bli litt vanskeligere, men dette trenger ikke gjøre at samhandlingen, møtevirksomheten og effektiviteten stoppe av den grunn.

1. Uskarp Bakgrunn

Videomøter hjemmefra kan være utfordrende. Kanskje spesielt i disse tider hvor man er flere hjemme på samme tid. Teams har en funksjon hvor du enkelt kan sette på uskarp bakgrunn. Denne funksjonen vil skjule ikke-relevant informasjon som noen gang kan skape rare situasjoner eller skjule sensitiv informasjon når du er på kontoret.

2. Få varsel når tilgjengelig

Når du ikke sitter på kontoret er det ikke like lett å vite når dine kollegaer faktisk er tilgjengelig eller når du forstyrrer. Når en bruker varsle meg når tilgjengelig i Microsoft Teams, vil Teams sende deg en varsel. Prøv å bruke denne funksjonen så mye som mulig i stedet for å spørre dine kollegaer «har du to minutter til meg?». På denne måten vil du og dine kollegaer enklere holde fokus på de oppgavene som er viktige, istedenfor å bruke tid på å finne tilbake til hvor du var før kollegaen din tok kontakt. En av de største tidstyvene for våre konsulenter og administrasjonsmedarbeidere er forstyrrelser. De bruker for lang tid til å komme tilbake i flyten når de blir konstant avbrutt, noe en enkelt kan unngå med denne funksjonen.

Hva gjør du om dine kunder og samarbeidspartnere ikke er på Teams? Bravo Solutions tilbyr tjenesten Teams Gateway – Gateway sikrer interop uten at brukerne forlater sitt miljø, eller må endre måten de innkaller til møter på. Interne- og eksterne møterom (og andre ikke-Teams deltakere som for eksempel Skype for Business, Polycom, Cisco og nettleser) blir gatewayed inn i kundens Microsoft Teams-møter.

Pass på at de ansatte har de rette verktøyene:

Det er ikke nødvendig med mye utstyr for å kunne være effektiv på hjemmekontoret, men noe bør være på plass for å kunne være tilnærmet like effektiv som du er på kontoret. Det kan være alt fra en ekstra skjerm, mus, tastatur og hodetelefoner. Dette er også produkter du kan ta med deg på hytta eller ha hjemme. Det viktigste er at du har god lyd og bilde dersom du skal kjøre videomøter.

Sikkerhet

En hjemmekontorløsning vil av praktiske årsaker noen ganger være mer usikker enn om en er fysisk til stede på kontoret. Men om du kun jobber skybasert og med Office 365 vil sikkerheten være ivaretatt på lik linje, du vil ha de samme tilgangene og de samme funksjonene. Det man i midlertidig kan gjøre er å øke sikkerhetsnivået generelt, vi anbefaler da spesielt og aktivere EM+S i tillegg til to-faktorautorisering. Denne lisensen kan sikre deg mot alt fra kryptovirus, spam-mail og hackerangrep.

Trenger du tips til hvordan du kan hjelpe dine ansatte med å jobbe effektivt hjemmefra? Vi kan hjelpe deg med alt fra hardware, kurs, Teams Gateway, rådgivning og Office 365 lisenser. Jeg møter deg gjerne via Teams og forteller deg hvordan.

Et skritt nærmere, send oss litt info så hører du fra oss snart